Workshop Manajemen Dokumen – dengan menggunakan Alfresco. Alfresco merupakan sebuah DMS (Document Manajement System) yang dapat digunakan untuk manajemen dokumen. Kemampuan Alfresco sebenarnya tidak hanya terbatas pada manajemen dokumen, dapat juga digunakan untuk collaboration, record management, knowledge management, web content management dan imaging.
Penerapan implementasi DMS Alfresco memiliki beberapa keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahan/organisasi/instansi, antara lain :1. Efisiensi – Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi. – Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis. – Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space. – Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen. 2. Efisiensi Storage Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan. 3. Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel. Waktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data. 4. Flexible Indexing Dokumen dan Konten yang berupa image bisa disimpan dalam DMS dan bisa di-index untuk full text searching. 5. Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel DMS bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). DMS juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut. 6. Mengendalikan Distribusi Dokumen Imaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas. 7. Meningkatkan Keamanan Data. DMS menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. DMS menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual. 8. Disaster Recovery. DMS menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan DMS juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi. 9. Menghilangkan Kehilangan Data. Kehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan Alfresco DMS, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di DMS, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.Sumber: alfresco.com
Tujuan Workshop Manajemen Dokumen:
Peserta akan memiliki skill dalam mengadministrasi versi dokumen secara otomasisasi, membuat hak akses dan peran dalam aplikasi Alfresco .
Durasi:
6 Jam
Materi dalam Workshop Manajemen Dokumen:
- Pengantar tentang Alfresco
- Instalasi dan Konfigurasi
- Manajemen Space dan Content
- Rules, Aspect, Konsep Category
- Ijin Akses
- Versioning
- Workflow
- Searching
